Loading...
P&R 06-03-2021       CITY OF CUPERTINO PARKS AND RECREATION COMMISSION Teleconference Meeting Thursday, June 3, 2021 7:00 PM MINUTES   CALL TO ORDER Chair Stanek called the meeting to order at 7:01p.m. via remote teleconference.   ROLL CALL Commissioners present:  Carol Stanek, Xiangchen Xu, Gopal Kumarappan,   Neesha Tambe, Sashikala Begur  Commissioners absent: None  Staff present:  Joanne Magrini, Whitney Zeller, Jenny Koverman,   Katy Nomura, Karen Levy    CEREMONIAL MATTERS AND PRESENTATIONS None    APPROVAL OF MINUTES 1.  Subject: Meeting Minutes for the May 6, 2021 Parks and Recreation Commission  Meeting.  Recommended Action: Review and approve the minutes for the May 6, 2021 Parks and  Recreation Commission meeting.    Commissioner Tambe requested to amend her comments in the last part of the first  paragraph for item five to read “organization specific rather than school specific”.    Vice Chair Xu requested to amend her comments on page two for item three to reflect  that she mentioned there is already a lot of activity at Jollyman Park.    Commissioner Tambe motioned to approve the minutes with the two amendments.  Vice Chair Xu seconded the motion. Motion carried unanimously with five votes yes.    POSTPONEMENTS None    ORAL COMMUNICATIONS Community member Nori provided oral communications and recommended building  an all‐inclusive playground at Memorial Park as opposed to Jollyman Park.         WRITTEN COMMUNICATIONS Written communications were received for items two and three.    OLD BUSINESS 2. Subject: Update on the Extension of the Dog Off‐Leash Area Trial at Jollyman Park.   Recommended Action: Receive an update on the extension of the Dog Off‐Leash Area  trial at Jollyman Park.    Director of Parks and Recreation, Joanne Magrini, provided a presentation on the item.      The following community members provided public comment on the item:    Louise Saadati – Provided a presentation and requested to extend the DOLA  Ruchika Varanasi – Requested to keep the DOLA  Deepa Mahendraker – Requested to make the DOLA permanent  Debashis Rao – Requested to make the DOLA permanent  Tony Alexander – Recommended to move forward quickly with the DOLA  Helen Sharkie – Supported making the DOLA permanent  Mahadevan Arivazhakan – Supported making the DOLA permanent  Ajit Chamraj – Requested to keep the DOLA  Ansh Chopra – Supported making the DOLA permanent  Charles Zhang – Requested to keep the DOLA  Ankita Goyal – Supported making the DOLA permanent  Rick Greaves – Provided a presentation in support of the DOLA    Commissioner Kumarappan noted the high use of the DOLA and the low number of  incidents reported was impressive.     Commissioner Begur commented that extending the trial would help collect the data  needed.    Vice Chair Xu thanked the members of the public for participating and shared that she  has heard good things about the Jollyman DOLA and that people who originally had  concerns are happy with the current situation.    Commissioner Tambe recognized that there is potential for additional field use with the  new Field Use Policy but contended that a one‐year extension is not fair to the  community. She recommended shortening the time period to a quarterly extension and  reasoned that this would expedite the process necessary to have Council review the  DOLA and approve any changes to the municipal code needed to implement it.         Commissioner Tambe added that she would like to see the schedule and set  expectations for monitoring the Jollyman DOLA trial to determine if it is successful.  Chair Stanek commented that Commission would like to have the item return for  discussion before the year ends and to continually update Council on its status. She  added that they would like to see what the expectations are for a successful DOLA trial  and recommended Commissioners have an active role in collecting data to assist staff.  She shared that her hope is that with the new Field Use Policy, that both sets of users  are being considered and that the DOLA is not always being impacted due to field use.    Commissioner Begur commented that she would like to give staff the chance to go  through the process and feel comfortable with making a recommendation on the  Jollyman DOLA trial, and that the data gathered will be useful.    Commissioner Kumarappan shared that they agree on the importance of the DOLA and  that it is a key part of the community that needs to be supported. He suggested to make  the Jollyman DOLA permanent and then address any concerns as they arise.     Commissioner Tambe reiterated that a compromise would be to extend for a quarter.  She noted that Jollyman Park is meant for everyone, not just those who utilize it for  athletic field use. She commented that it is important to make the process transparent to  the community, maintain accountability, and not have the community accommodate for  changes within the City. She applauded the members of the community and  encouraged them to continue their involvement. She recommended a three‐ or six‐ month extension and to start taking steps to make the DOLA permanent.    Chair Stanek clarified that the Commission would like to see the list of criteria for the  DOLA trial with a tentative review date at the July 1 meeting.    Commissioner Begur agreed she would like to see the criteria and added she is happy  to help collect data at the DOLA.    Vice Chair Xu supported the idea of reviewing the criteria at a future meeting and  added that it is a good idea to make the extension for one quarter and reassess in the  Spring.    3. Subject: Blackberry Farm Golf Course Feasibility Study Options.  Recommended Action: Receive a report on the Blackberry Farm Golf Course Feasibility  Study Options and provide a recommendation to City Council.    Recreation Supervisor, Jenny Koverman, provided a presentation on the Blackberry  Farm Golf Course Feasibility Study Options.           The following community members provided public comment on the item:    Chris Chapman – Recommended funding and supporting the golf course  Georgia Law – Recommended keeping the golf course as is  Rose Grymes – Recommended pursuing a feasibility study on option three  Linda Ruthruff – Recommended returning the golf course to nature  Shani Kleinhaus – Recommended option three  Bob Hirt – Recommended option three  Wing Law – Recommended keeping the golf course    Administrative Assistant, Whitney Zeller, read comments from the following  community members into the record:    Barbara and Paul Davis – Recommended keeping the golf course  Pearl Law – Recommended keeping the golf course  Dave Forster – Recommended keeping the golf course    Chair Stanek inquired what community outreach was done for the item.     Commissioner Kumarappan commented that expenses for options one and two are  clear, but when it comes to the natural habitat, is harder to break down the cost.  Director Magrini added that option three for a natural habitat has not been studied, so a  cost breakdown is not yet available.    Commissioner Begur commented that although Blackberry Farm Golf Course and Deep  Cliff Golf Course are next to each other, they are very different courses that seem to  target a different audience. She added that we would need to do a lot more than fix the  irrigation and remove the grass to return it to nature and we would need better  understanding of the cost to accurately compare it to the other two options.    Vice Chair Xu commented that after we remove the grass and plant new trees, they will  need maintenance for the first several years, so the annual subsidy increases. She  assumes after 10 years the maintenance fee may drop.    Chair Stanek commented that having a banquet facility with option two would have the  largest impact with light and noise in the corridor. She noted that the Golf Course users  like that it has a community feel and would not want it to be a larger course. She added  that she does not see us as a city going forward with option two, as it would not serve  our residents best. The Chair commented that a lot of emails were received in support  of option one. She shared that a flyer was distributed by a resident regarding the item  and included the three options but did not include any associated costs. She expressed  concern that community members may not have understood the cost associated with         minimal maintenance. She noted there is a lot of interest for options one and three. The  Chair concluded that to make a decision, the Commission would need a side by side of  options one and three with a comparison of the costs and staffing levels to maintain it.    Director Magrini noted that minimally, we want to address deferred maintenance and  will need to spend money to do infrastructure upgrades.     Chair Stanek commented that the feasibility study should include if there are grants  available. She added that we need community feedback from those who use the golf  course as well as those who do not. She proposed closing the golf course for one or two  days a week or on an open house basis and share it as a walking corridor. This would  allow the rest of the community to experience the space and better envision its future.    Commissioner Tambe commented that there is an inherent leaning in the NGF report  and that a banquet facility in the corridor is not feasible. She referred to a graph that  was provided when the topic was discussed previously that illustrates the operational  costs, upkeep, City funding, expected revenue, and cost comparison for each option.  She noted that she would like to see that graph updated. The Commissioner stated that  options one and two need updated numbers and a feasibility study needs to be  conducted for option three. She added that she understands the irrigation system needs  to be addressed, regardless of the option pursued, and that there should be an  understanding that there will be costs associated.      Director Magrini clarified that staff are looking for direction on which options to pursue  for further research.    Commissioner Tambe commented that she leans towards updating the numbers for  option one, doing a feasibility study for option three, and not pursuing option two.    Commissioner Kumarappan motioned to recommend to City Council to update the  numbers for option one and to continue with a feasibility study for option three.  Commissioner Tambe seconded the motion.     Commissioner Tambe commented that the way we communicate to City Council is  critical and she would like to make sure they understand the numbers provided are not  hard numbers. She added that there are partnership opportunities for options one and  three, which is part of why both options need to be studied.    The Commission carried the motion unanimously with five votes yes.      NEW BUSINESS None         STAFF AND COMMISSION REPORTS 4. Subject: Monthly Update Reports.  Recommended Action: Receive monthly update reports from the Director of Parks and  Recreation and Commissioners.  Parks and Recreation Director, Joanne Magrini, provided the Director’s update.     Commissioner Tambe attended the Mayor’s meeting and provided an update on the  information discussed. She added that she will be giving a presentation for the Teen  Commission’s Hack Cupertino program in June or early July.    Chair Stanek shared that the Community Funding item was on Council’s agenda twice  and would be going back tomorrow night at their June 4 meeting.    COMMISSIONER ATTENDANCE AT UPCOMING MEETINGS AND EVENTS 5. Subject: July and August Meetings.  Recommended Action: Consider cancellation of the July or August Parks and  Recreation Commission regular meeting.    Director Magrini shared that Council will be canceling meetings in both July and  August for summer recess and suggested that the Commission consider canceling either  the July or August meeting, with a staff preference of canceling for August.    Vice Chair Xu supported canceling the August meeting.    Commissioner Tambe noted she is hesitant to cancel the August meeting, depending on  what we have on the schedule. She recommended revisiting the option to cancel at the  July meeting.    Commissioner Begur supported canceling the August meeting.    The Commissioners agreed to move forward with the July 1 meeting and revisit the  topic next month.    FUTURE AGENDA SETTING Director Magrini reviewed the tentative agenda for the July 1 meeting.  ADJOURNMENT  Chair Stanek adjourned the meeting at 10:42 p.m. to the July 1, 2021 meeting at 7:00 p.m.                 Respectfully submitted,    Whitney Zeller, Administrative Assistant  Parks & Recreation Department  Minutes approved at the _____ regular meeting