Loading...
P&R 03-24-2021 (Special)       CITY OF CUPERTINO PARKS AND RECREATION COMMISSION Teleconference Special Meeting Wednesday, March 24, 2021 6:00 PM MINUTES   CALL TO ORDER Chair Stanek called the meeting to order at 6:00p.m. via remote teleconference.   ROLL CALL Commissioners present:  Carol Stanek, Xiangchen Xu, Gopal Kumarappan,   Neesha Tambe, Sashikala Begur  Commissioners absent: None  Staff present:  Joanne Magrini, Rachelle Sander, Whitney Zeller,   Alex Corbalis    CEREMONIAL MATTERS AND PRESENTATIONS    APPROVAL OF MINUTES 1.  Subject: Meeting Minutes for the March 4, 2021 Parks and Recreation  Commission Meeting.  Recommended Action: Review and approve the minutes for the March 4, 2021 Parks  and Recreation Commission meeting.    Commissioner Tambe motioned to approve the minutes. Commissioner Kumarappan  seconded the motion. Motion carried with 5 votes yes.    POSTPONEMENTS None    ORAL COMMUNICATIONS None    WRITTEN COMMUNICATIONS None    OLD BUSINESS 2.  Subject: Final Review and Prioritization of the Parks and Recreation Strategic Plan  Park Amenity Improvements.  Recommended Action: Conduct the final review and prioritization of the Parks and  Recreation Strategic Plan Park Amenity Improvements.           Recreation Coordinator, Alex Corbalis, reviewed the item and the Commission’s  recommendations from previous meetings.     Chair Stanek noted that the picnic tables and benches at Three Oaks Park were not  reflective of the Commission’s recommendation.    Staff noted they would review data again and highlight any discrepancies between  meeting minutes and the data sheet and noted that the $3,500 for a BBQ should be  added at Creekside park, not Portal Park.    Staff mentioned that they would move forward with pickleball striping at Memorial  Park as a trial before implementing it at other parks recommended by the Commission.    Commissioner Tambe asked if we could record pickleball striping at Varian and Monta  Vista Parks as a low priority.    Chair Stanek recommended reviewing the data again for low priority recommendations  from the Commission, noting benches and picnic tables at Jollyman Park, Creekside  Park benches, Portal Park shade, and Canyon Oak Park shade.    Community Member Lisa Warren provided public comment.    Commissioner Tambe recommended approving the first $200k for Fiscal Year 2020‐21,  in the order that Public Works deems correct. Following implementation of the first  $200k, to review how funding was allocated and discuss remaining unfunded priorities  for Fiscal Year 2021‐22, including opportunities for nature play and exercise equipment.  She recommended communicating that specialty items, such as the BBQ for the picnic  area and outdoor table tennis be prioritized, followed by the other recommended  amenities, and that further conversation be facilitated regarding nature play and  outdoor exercise equipment for year two of funding.    Commissioner Xu commented that shade trees should be prioritized for year one,  noting that they will take a while to grow and provide shade.    Director Magrini summarized that we would provide funding recommendations to  Public Works, noting prioritization of pickleball striping, outdoor table tennis and BBQ  at Creekside Park and will inform the Commission of the determined first year of  funding. She noted that staff can return to the Commission to have a further  conversation on nature play and outdoor exercise equipment, and inclusive elements  for consideration.           Commissioner Begur requested that the Commission receive a list of the low‐priority  items.  3.  Subject: Quarterly Update on the Parks and Recreation Commission Fiscal Year 2020‐ 21 Work Program and Ongoing Items.  Recommended Action: Receive a quarterly update on the Parks and Recreation  Commission Fiscal Year 2020‐21 Work Program and ongoing items.    Director of Parks and Recreation, Joanne Magrini, provided a presentation on the item.    4.  Subject: Evaluation Process for the fiscal Year 2021‐22 Community Funding Grant  Program.  Recommended Action: Review the evaluation process for the Fiscal Year 2021‐22  Community Funding Grant Program.    Administrative Assistant, Whitney Zeller, provided a presentation on the item.    Commissioner Tambe requested that the Commissioner’s evaluation sheets be posted  following the meeting.     Commissioner Tambe recommended providing a way to allow commissioners to  digitally submit their scores live during the meeting. She noted that she appreciates the  opportunities for public comment and commission discussion.     Commissioner Kumarappan agreed that there should be an opportunity for  commissioners to digitally submit their scores live during the meeting, rather than  verbally, to avoid influencing each other’s scores.     Chair Stanek noted that the Commission will need to discuss eligibility and that the  Commission should be prepared to score all applications.     Commissioner Kumarappan recommended discussing eligibility prior to ranking  organizations.     Commissioner Tambe noted she was comfortable providing rankings for all  applications and discussing eligibility one by one.     Chair Stanek clarified that all Commissioners should be prepared to provide scores for  all organizations.    NEW BUSINESS None           STAFF AND COMMISSION REPORTS 5.  Subject: Monthly Update Reports  Recommended Action: Receive monthly update reports from the director of Parks and  Recreation and commissioners.    Director Magrini noted the County moved to the orange tier and would provide an  update at the next meeting.     Commissioner Begur noted she attended the Mayor’s meeting and would provide an  update at the next meeting.    Commissioner Xu noted she received a flyer from Rancho Rinconada Recreation and  Park District regarding their community outreach meetings.     Commissioner Kumarappan noted that he had received the flyer from Rancho  Rinconada Recreation and Park District as well.    Commissioner Tambe recommended adding the Rancho Rinconada Recreation and  Park District public outreach to a future agenda for discussion. Commissioner  Kumarappan seconded.    Chair Stanek attended the Walk Bike Cupertino meeting where David Stillman from  Public Works provided updates on trails and bike lanes.    COMMISSIONER ATTENDANCE AT UPCOMING MEETINGS AND EVENTS   FUTURE AGENDA SETTING Director Magrini reviewed the anticipated agenda items for the April 1 meeting.    Commissioner Tambe motioned to add Rancho Rinconada Recreation and Park District  public outreach as a future agenda item for discussion. Commissioner Kumarappan  seconded the motion. Commissioner Tambe added that she would like the Commission  to compose a letter or notice to City Council regarding the item.    Community member Jennifer Griffin provided public comment and expressed concern  with the City’s consideration of acquiring the Rancho Rinconada Recreation and Park  District.    The Commission confirmed a special meeting will be held on April 8 at 5:30 p.m.               ADJOURNMENT  Chair Stanek adjourned the meeting at 7:39 p.m. to the April 1, 2021 meeting at 7 p.m.    Respectfully submitted,    Whitney Zeller, Administrative Assistant  Parks & Recreation Department  Minutes approved at the April 1, 2021 regular meeting