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P&R 02-24-2021 (Special)       CITY OF CUPERTINO PARKS AND RECREATION COMMISSION Teleconference Special Meeting Thursday, February 24, 2021 6:00 PM MINUTES   CALL TO ORDER Chair Stanek called the meeting to order at 6:01p.m. via remote teleconference.   ROLL CALL Commissioners present:  Carol Stanek, Xiangchen Xu, Gopal Kumarappan, Neesha  Tambe, Sashikala Begur (joined at 6:07 p.m.)  Commissioners absent: None  Staff present:  Joanne Magrini, Whitney Zeller, Alex Corbalis    CEREMONIAL MATTERS AND PRESENTATIONS    APPROVAL OF MINUTES 1.  Subject: Meeting Minutes for the February 4, 2021 Parks and Recreation  Commission Meeting.  Recommended Action: Review and approve the minutes for the February 4, 2021 Parks  and Recreation Commission meeting.    Commissioner Tambe motioned to approve the minutes. Commissioner Kumarappan  seconded the motion. Motion carried with 4 votes yes and Commissioner Begur absent.    POSTPONEMENTS None    ORAL COMMUNICATIONS None    WRITTEN COMMUNICATIONS None    OLD BUSINESS 2.  Subject: Third Session of the Parks and Recreation Strategic Plan Park Amenity  Improvement Prioritization Process.  Recommended Action: Conduct the third session of the Parks and Recreation Strategic  Plan park amenity improvement prioritization process           Recreation Coordinator, Alex Corbalis, conducted the prioritization process for Three  Oaks Park, Sterling Barnhart Park, Wilson Park, Varian Park, Portal Park, and Jollyman  Park.    Three Oaks Park  Pickleball Striping  No Recommendation    Hydration stations  Staff recommended replacing the one existing water fountain with a hydration station  Commissioners agree with staff recommendation     Garbage and Recycling  Staff recommend replacing the existing receptacles in the picnic areas with two trios  Commissioners agree with staff recommendation    Benches and Picnic Tables  Staff recommend adding three benches spaced along the central pathway  Commissioner Begur commented that there are sufficient benches there already, and  would like to spend the money elsewhere  Commissioner Kumarappan agreed the money could be used elsewhere  Commissioners do not recommend any additional benches or picnic tables at this site    Inclusive Swings and Elements  Staff noted that the Commission recommend we revisit inclusive elements systemwide  at the end of the prioritization process  Commissioners recommended that we highlight this park during the final prioritization  for inclusive elements.   Commissioner Tambe commented that this could be a good site for a meditation garden,  walking path or tai chi space, as recommended by the community  Commissioner Begur commented that Verizon is trying to put a tower somewhere in this  park, as something to keep in mind.    Sterling Barnhart  Pickleball  No recommendation    Hydration stations   No additional needed  Staff commented that the hydration station had recently been replaced or will be replaced  Commissioner Begur commented that she believes this park had the hydration station  with the dog bowl         Garbage and Recycling  No additional needed     Benches and Picnic Tables  No additional needed    Shade  Staff recommended adding two trees near the existing benches and tables on the eastern  side  Commissioners agree with staff’s recommendation    Inclusive Swings and Elements  Commissioners recommended that we highlight this park during the final prioritization  for inclusive elements.   Staff will check to see if there are existing inclusive swings    Commissioner Xu commented that this park has no restroom    Commissioner Tambe asked in proximity to Lawrence Mitty property, if there is any kind  of connection that can be made to this park, as it could be a good idea to add a hydration  station along the trail if we connect it to the Lawrence Mitty property    Director of Parks and Recreation, Joanne Magrini, commented that it will be considered  during the planning phase for developing the Lawrence Mitty property.     Commissioner Kumarappan commented that we don’t have a restroom at this park, but  people who are using the trail will stop at the park to get water, and that it could be a  good place for a restroom in the future.     Wilson Park  Pickleball Striping  No recommendation by staff  Commissioner Begur commented that this is a big park but that pickleball is out of the  scope of what we are looking at now since there are no tennis courts     Hydration Stations  Staff recommend replacing the two existing wall mount water fountains at the restrooms,  one at the playground, and replace one wall mount at the north restrooms.   Chair Stanek recognized that because of the athletic use at this park it is a high priority  Commissioners agree with staff’s recommendation             Garbage and Recycling  Staff recommended replacing the existing at the three ball fields with three trios and  replacing the existing at the picnic area with one trio  Commissioners agree with staff’s recommendation    Benches and Picnic Tables  Staff recommended adding two benches in the existing shade on the west side of the  south playground, and one on the path south of the south playground  Director Magrini noted that there are no benches currently, and the added benches would  add a line of site for parents to the playground area  Commissioners agree with staff’s recommendation    Shade  Not recommended by staff  Commissioners agree with staff’s recommendation    Outdoor Table Tennis  Not recommended at this location  Commissioner Tambe commented that she did not agree that outdoor table tennis should  be removed entirely from consideration and that it could be done in Cupertino. She  added that there may be a small gazebo next to the building that could be a good place  for outdoor table tennis. If not there, there are other locations that could be potential  options.   Commission had some interest in outdoor table tennis at Wilson    Exercise Equipment  Commissioners recommended that we highlight this park during the final prioritization  for exercise equipment   Commissioner Tambe recommended to consider nature play and exercise equipment as  the same thing, and that Wilson could be a good location to implement it    Mile Markers  Recommended as a maintenance project  Commissioner Tambe noted that the City had been working on a trail may be connect at  the back of the park.    Varian Park  Pickleball Striping  Staff recommend restriping one court pending the restriping at Memorial Park  Commissioners agree with staff’s recommendation              Hydration Stations  Staff recommended replacing one existing at the tennis court and to add one near the  south playground  Commissioners agree with staff’s recommendation    Garbage and Recycling  Staff recommended to remove the existing at the BBQ area and add two trios on the path,  one north of the north playground and one between the playgrounds  Commissioner Kumarappan noted there is no waste receptacle near the tennis court  Commissioners agree with staff’s recommendation, with the addition of moving one  existing garbage can to the tennis court    Benches and Picnic Tables  Staff recommend adding one bench south of the western park entrance and two benches,  one north and one south of the east entrance  Commissioner Stanek commented that there are a number of picnic tables that provide  areas for people to sit  Commissioner Kumarappan commented that because the community said it is needed,  near the tennis courts it would be a good area for people coming from the main road. He  agreed with the Chair that in other areas there is enough seating  Director Magrini added that this is a location that the 2‐5 tot lot playground is being  upgraded and benches will be considered at the playground area and incorporated there  Commissioner Tambe asked about the community feedback and where it came from  Staff commented that it was a senior that sent an email during the prioritization process  Commissioner Tambe agreed with Commissioner Kumarappan about adding one bench  at the top, but the remaining are adequate  The Commission recommended one bench at the entrance coming from the street    Shade  Not recommended  Commissioners agree with staff’s recommendation    Outdoor Table Tennis  Not recommended  Commissioners agree with staff’s recommendation    Mile Markers  Recommended as a maintenance project    Commissioners recommended that we highlight this park during the final prioritization  for inclusive elements, nature play, and exercise equipment           Portal Park  Pickleball Striping  Not recommended    Hydration Stations  Staff recommended replacing the existing water fountain and adding a hydration station  to the restrooms for a total of two hydration stations  Commissioner Kumarappan recommended adding something near the playground  because the existing water fountain was heavily used  Commissioners agreed with staff’s recommendation and suggested a low priority of  adding one at the playground    Garbage and Recycling  Staff recommended replacing the existing at the north picnic area with two trios and the  two existing at the playgrounds with two duos  Commissioner Kumarappan recommended moving an existing garbage can near the  building  Chair Stanek commented that the area behind the building is underutilized and could  have something added to increase use  Commissioners agree with staff’s recommendation, as well as reusing an existing garbage  can to place at the building as a lower priority    Benches and Picnic Tables  Staff recommended adding two benches spaced on the path towards the building and  two near the northern edge of the north playground.   Commissioner Kumarappan recommended spacing the two benches evenly along the  path.  Commissioners agree with staff’s recommendation    Shade   Staff recommended adding two trees with the recommended benches at the northern  playground  Commissioner Kumarappan supported adding trees  Commissioners agree with staff’s recommendation but at a low priority    Outdoor Table Tennis  No recommendation provided  Commissioners agree with staff’s recommendation    Exercise Equipment and Inclusive Swings  Commissioners recommended that we highlight this park during the final prioritization  for inclusive elements.          Jollyman Park  Pickleball Striping  Not Recommended    Hydration Stations  Staff recommend replacing the existing at the baseball field and add one between the  north playground and soccer field and one at the restroom  Chair Stanek commented that we will want something near the playground and will  want to consider the inclusive playground  Commissioner Begur commented that she does not think we should add one if we will  be addressing the playground area in the future  Commissioners agree with staff’s recommendation    Director Magrini clarified that the Inclusive playground will be at the south playground,  where the existing hydration station is    Benches and Picnic Tables  Staff recommended adding two benches near the central pathway that runs through the  middle of the park  Director Magrini noted that we are recording community requests for the DOLA area but  should not make decisions based off the trial until it is approved  Commissioner Begur commented that we don’t need any right now and can hold off  Commissioners recommended holding off and revisiting at a future time (next year)      Garbage Cans and Recycling  Staff recommended replacing the existing at the north playground with one trio near the  BBQ pits  Commissioner Xu recommended adding more on the trail close to the DOLA area  Commissioner Kumarappan recommended putting a trashcan near the DOLA and a duo  at the playground  Commissioners agree with staff’s recommendation    Shade  No recommendation    Outdoor Table Tennis  Staff recommend adding one east of the restrooms  Commissioner Tambe commented that this is a great place for outdoor table tennis and  that the community around Jollyman Park is a concentration of diverse ethnicities, which  is a great spot for this amenity. She added it would be a great place for a pilot if we wanted  to gauge community use         Commissioner Xu added that in China it is very popular to have outdoor table tennis  made with concrete  Commissioners agree with staff’s recommendation    Exercise Equipment and Inclusive Swings  Commissioners recommended that we highlight this park during the final prioritization  for inclusive elements.     Nature Play  Commissioner Tambe commented that she would like to see if there is a natural element  that could delineate the DOLA area and could also act as a seating and play area. More  broadly, she would like to see this concept explored in our parks  Director Magrini commented that we have talked with Public Works about fallen trees  and the potential to reuse them as nature play or natural elements    Commissioners and staff discussed the final prioritization process    Commissioner Kumarappan asked if the data can be separated as a stack ranking where  we can draw a line of what we want to fund    NEW BUSINESS None    STAFF AND COMMISSION REPORTS Director Magrini provided a brief presentation    Commissioner Tambe clarified that the LAFCO board has not changed, but the Rancho  Rinconada Recreation and Park District Board has new members. She added that she  attended the Mayor’s meeting and updated that under housing there will be a $10 million  ask for below market rate housing, Audit Committee is doing a review of the treasury  report, Fine Arts Commission is looking to connect with the Parks and Recreation  Commission as we work on park improvements, Sustainability Commission is reviewing  a carbon fee that is in a house bill and are working on the City’s Sustainable Plan, Gary  reached out with the hope that we will incorporate sustainability in our park  improvements, the teen essay contest is wrapping up this weekend, Teen Commission is  working on safe routes to school, TIC commission is working on 5G, Library  groundbreaking is starting, Public Safety is looking at wildlife and personal safety  around the City.     Community Member Jennifer Griffin commented on the Rancho Rinconada Recreation  and Park District as reported by Director Magrini         Chair Stanek commented that if Commissioners know they will not be able to attend or  will be late to a meeting, to message the Liaison, Admin, and Chair to ensure that we will  have a quorum.     Commissioner Tambe added that her and Commissioner Begur attended an informal  community meeting with Councilmember Chao, shared what the Commission is  working on, and received feedback from the community. She noted that there was  discussion following the meeting and there was concern about maintaining the Brown  Act rules. Commissioner Begur commented that they were meeting under the context of  office hours and added that Councilmember Chao would like to continue to hold these  meetings on a regular basis. Commissioner Tambe noted that the office hours are  important and should continue.    Commissioner Kumarappan commented that he would like to know more about the  topics reviewed and asked if the Commissioners could share the presentation with staff  to distribute.     Vice Chair Xu thanked Commissioners Tambe and Begur for attending and representing  the Commission. Commissioner Xu commented that this Friday Councilmember Chao  will have another community meeting with the Safety Commissioners and would like to  see more opportunities to collect community input.     COMMISSIONER ATTENDANCE AT UPCOMING MEETINGS AND EVENTS   FUTURE AGENDA SETTING 8.  Subject: Ongoing Items and Future Agenda Items.  Recommended Action: Review and provide feedback on ongoing items and future  agenda items.  The Commissioners discussed upcoming meetings, including a Special meeting on March  24th, agenda topics for April 1st, and the potential for a special meeting in April.   Jennifer Griffin provided public comment and asked about how special meetings are  scheduled.     ADJOURNMENT  Chair Stanek adjourned the meeting at 8:30 p.m. to the March 4, 2021 meeting at 7 p.m.    Respectfully submitted,    Whitney Zeller, Administrative Assistant  Parks & Recreation Department  Minutes approved at the March 4, 2021 regular meeting