Loading...
P&R 01-07-2021       CITY OF CUPERTINO PARKS AND RECREATION COMMISSION Teleconference Meeting Thursday, January 7, 2021 7:00 PM MINUTES   CALL TO ORDER Chair Kumarappan called the meeting to order at 7:00p.m. via remote teleconference.   ROLL CALL Commissioners present:  Gopal Kumarappan, Carol Stanek, Neesha Tambe,  Xiangchen Xu, Sashikala Begur  Commissioners absent: None  Staff present:  Joanne Magrini, Whitney Zeller, Rachelle Sander,   Alex Corbalis, Jason Bisely    CEREMONIAL MATTERS AND PRESENTATIONS  1.  Subject: Presentation on Holiday Programs.       Recommended Action: Receive a presentation on holiday programs.              Recreation Coordinator, Jason Bisely, provided a presentation on holiday programs.         Commissioners thanked the staff for their work and making the holiday events       happen this year.    APPROVAL OF MINUTES 2.  Subject: Meeting Minutes for the December 7, 2020 Parks and Recreation  Commission Special Meeting.  Recommended Action: Review and approve the minutes for the December 7, 2020  Parks and Recreation Commission special meeting.    Commissioner Xu amended her comment on item five to clarify that the reasoning is  because the parks are spacious and would be good to have playground facilities for  older kids.    Commissioner Xu motioned to approve the minutes with the amendment to item  five. Commissioner Stanek seconded the motion. Motion passed with 4 votes yes and  Commissioner Begur abstaining.                POSTPONEMENTS 3.  Subject: Project Evaluation Criteria and Process  Recommended Action: Discuss and establish a process and criteria for project  evaluations.     Administrative Assistant, Whitney Zeller, provided a presentation on the item.    Commissioner Begur suggested having a calendar with Commission due dates to  provide an opportunity to prepare and suggested that the submission deadline  should be around 9 a.m. or 10 a.m.    Commissioner Tambe suggested that staff let the Commission know the data  processing time and provide a recommended timeframe and a secondary timeframe.  She recommended using a shared folder to submit data, which would also address  the confirmation of receipt of data.     Vice Chair Stanek noted that the Commission needs to know how much time staff  will require to process data. She added that a confirmation receipt of data is critical,  as this is where we have had issues.    Commissioner Xu recommended allowing to delay the deadline in extreme  conditions and agreed that submission deadlines should be set in the morning.    Chair Kumarappan noted that if a shared folder is utilized, it should trigger an  automated alert when updates are made to the folder.     The Commission determined that staff will communicate to the Commission the  earliest and latest possible dates that data needs to be submitted to staff. Deadlines  should be within the regular workday, set in the morning to allow time for  troubleshooting.    The Commissioners agreed to utilize a shared folder which will be time stamped,  and staff will send an email to all Commissioners at the due date to let them know  what data has been received. If the shared folder cannot be accessed, data can be sent  to staff through email.    The Commissioners considered deadlines and agreed the Commission should be the  ones to provide an extension, which can be requested and approved through email  and updated on a calendar viewable to the public.     ORAL COMMUNICATIONS None         WRITTEN COMMUNICATIONS None    OLD BUSINESS 4.  Subject: Community Funding Grant Program Evaluation Form.  Recommended Action: Review and approve the Community Funding Grant Program  evaluation form.    Recreation Supervisor, Rachelle Sander, presented on the item.    Chair Kumarappan commented that the qualifications of the organization should be  weighed heavier than the City mission and values.    Vice Chair Stanek commented that because uniqueness was moved to a new section,  the five points could be allotted to that section. She also agreed with the Chair that  qualifications of the organization would be a good section to add the five points.    Commissioner Tambe commented that the original uniqueness section was intended  to counter past participants and that the uniqueness category could still add points to  those organizations that have an innovative proposal. She added that the past  performance category was intended to indicate how well organizations achieved their  goals. Commissioner Tambe suggested adding a section to indicate if organizations  achieved their goal with choices of yes, moderate, or no. She recommended adding  the five points to uniqueness and added that assigning the additional five points to  qualifications of the organization could work against new organizations.     The Commissioners agreed to use the original evaluation sections, but to split past  performance and program efficacy and uniqueness into two separate sections each  work 5 points, with past performance and program efficacy to be applicable to  returning applicants and uniqueness being applicable to new applicants.    5.  Subject: Update on the Parks and Recreation Strategic Plan Park and Amenity  Improvement Project and Selection of Meeting Dates and Times to Review   Evaluations and Provide Feedback Regarding Prioritization.  Recommended Action: Receive an update on the Parks and Recreation Strategic Plan  Park Amenity Improvements Project and select meeting dates and times to review  evaluations and provide feedback regarding prioritization.    Recreation Coordinator, Alex Corbalis, provided a presentation on the item.           Commissioner Stanek commented that the process works for her and would like for  the Commissioners to receive the evaluation data at least 72 hours prior to the  meeting date.  Staff agreed to look at scheduling options and determine the special meeting date  and time through email with the Commissioners.    6.  Subject: Update on the Memorial Park Master Plan Capital Improvement Project.  Recommended Action: Receive an update on the Memorial Park Master Plan Capital  Improvement Project.    Director of Parks and Recreation, Joanne Magrini, provided an update on the  Memorial Park Master Plan Capitol Improvement Project.    Commissioner Tambe commented that if it is decided to fill or refinish the ponds, it  should be done silmutaniously while executing the design phase, noting that it will  be a long process between filling the ponds and waiting for the land to settle before it  can be repurposed.    NEW BUSINESS 7.  Subject: Commission Proposals for the Fiscal Year 2021‐22 City Work Program.  Recommended Action: Provide a list of proposed items for the Fiscal Year 2021‐22  City Work Program, identifying the top 3 proposals, limited to no more than 5.    Director Magrini provided a presentation for the item.    Commissioner Stanek suggested an item to work hand in hand with Cupertino Union  School District as they discuss the potential of school closures and assess any  opportunities to incorporate their fields into the City. The item would evaluate what  the City can do to take responsibility for and have more access to those fields.    Commissioner Tambe agreed with Commissioner Stanek’s suggestion and added that  having more access to the fields would save money and allow us to provide things  the community has been asking for. Commissioner Tambe added two other item  suggestions, including a Parks and Recreation long term strategic plan to have  designated time and energy to implement to the Master Plan, and the all‐inclusive  playground at Jollyman Park.    Commissioner Xu agreed with Vice Chair Stanek’s suggestion and noted that Council  had previously discussed ways to work with CUSD.           Chair Kumarappan supported Vice Chair Stanek’s suggestion and added an idea for  a senior strategy to address the needs of seniors in collaboration with the City  Council and all other Commissions.   Commissioner Tambe recommended to have a comprehensive neighborhood events  or community engagement item which is modified for COVID and includes focused  programming from 2021 into 2022.    The Commissioners agreed to the following City Work Program item proposals with  the top three in no particular order, and items four and five as additional  recommendations:    1. CUSD Collaboration for Field and Playground Space  2. Senior Strategy  3. Jollyman All Inclusive Playground    4. Strategic Plan Long Term Implementation  5. Neighborhood Events    STAFF AND COMMISSION REPORTS 8.  Subject: Monthly Update Reports  Recommended Action: Receive monthly update reports from the Director of Parks  and Recreation and commissioners.    Director Magrini provided a presentation and updated the Commission on  department projects, COVID impacts to parks and recreation, and upcoming events.    Commissioner Tambe shared interest in the teen civic engagement event and asked  staff to provide her with additional information.    Commissioner Stanek recommended that the sign at Scenic Circle be published on  both sides of the gate.    Commissioner Tambe noted that she attended a community meeting regarding how  to join the City’s Commissions and Boards.    COMMISSIONER ATTENDANCE AT UPCOMING MEETINGS AND EVENTS   FUTURE AGENDA SETTING 8.  Subject: Schedule for Annual Items, Future Agenda Items, and Prioritization for the  Parks and Recreation Commission Work Program Items.         Recommended Action: Review and provide feedback on the schedule for annual  items, future agenda items, and prioritization for the Parks and Recreation  Commission Work Program items.    Director Magrini reviewed the three attachments.    ADJOURNMENT – Chair Kumarappan adjourned the meeting at 10:29 p.m. to the   February 4, 2020 meeting at 7 p.m.    Respectfully submitted,    Whitney Zeller, Administrative Assistant  Parks & Recreation Department  Minutes approved at the January 20, 2021 special meeting