Loading...
P&R 10-01-2020       CITY OF CUPERTINO PARKS AND RECREATION COMMISSION Teleconference Meeting Thursday, October 1, 2020 7:00 PM MINUTES   CALL TO ORDER Chair Kumarappan called the meeting to order at 7:00p.m. via remote teleconference.     PLEDGE OF ALLEGIANCE ROLL CALL Commissioners present:  Gopal Kumarappan, Carol Stanek, Neesha Tambe,  Xiangchen Xu, Sashikala Begur  Commissioners absent: None  Staff present:  Joanne Magrini, Whitney Zeller, Daniel Mestizo,   Molly James  Guest speakers: Kevin Davis, Rancho Rinconada Recreation and Park District  General Manager    CEREMONIAL MATTERS AND PRESENTATIONS  1.  Subject: Teen Programming.       Recommended Action: Receive a presentation on teen programming.       Recreation Coordinator, Daniel Mestizo, provided a presentation on teen       Programming.          Community Member Jennifer Griffin commented on the item and was happy to see       the offerings available to Cupertino teens.         Commissioner Tambe suggested offering resources to register to vote at the Pizza       and Politics event.        Commissioner Tambe and Chair Kumarappan congratulated Daniel on his efforts in       continuing to innovate and create new programs for teens.   APPROVAL OF MINUTES 2.  Subject: Meeting of September 3, 2020.  Recommended Action: Review and approve the minutes for the September 3, 2020      Parks and Recreation Commission meeting.           Commissioner Begur motioned to approve the minutes for the September 3, 2020  Parks and Recreation Commission meeting. Commissioner Xu seconded the motion.  Motion passed unanimously with five votes yes.     ORAL COMMUNICATIONS None    WRITTEN COMMUNICATIONS Written communications were received for item 3 on the agenda, including emails to  the Commission.     POSTPONEMENTS None    OLD BUSINESS 3.  Subject: Rancho Rinconada Recreation and Park District Update.  Recommended Action: Receive an update on the Rancho Rinconada Recreation and  Park District and discuss next steps.    Recreation Coordinator, Molly James, provided an update on the Rancho Rinconada  Recreation and Park District (RRRPD) outlined in the staff report. Rancho Rinconada  Recreation and Park District General Manager, Kevin Davis, was available to answer  questions.     Community member Jennifer Griffin spoke on the item, approved of the current  operations of the Rancho Rinconada Recreation and Park District and shared that  assets held by the special district need to be retained on site or given back to the  special district residents if the special district is absorbed by the City.    Commissioner Xu shared information on a public pathway connecting the  neighborhood and RRRPD that has been fenced in.    Commissioner Begur commented that access to the pathway is important in the  evaluation process as well as its impacts to parking and access to the special district.    Commissioner Tambe expressed apprehension around postponing a  recommendation to Council with the understanding that only ten percent of special  district residents who pay towards it actually utilize it.     Vice Chair Stanek noted that LAFCO established that RRRPD has “zero sphere of  influence”, indicating that the district should eventually not exist as an independent  special district. Vice Chair Stanek commented that the survey completed by the Parks         and Recreation Department may have actually captured an accurate sample and that  it will be a struggle to get a broader response since the majority of RRRPD users are  not Cupertino residents. She added that the public pathway should be handled by the  City and that the Commission should move forward and let the Council know what  data has been collected regarding usage by residents, and base a decision on the  information currently available.    Commissioner Begur expressed concern that the survey results are inconsistent with  the data provided by RRRPD regarding usage.     Commissioner Xu commented that the public pathway is connected to the  Commission’s decision because residents in the survey had misinformation about the  pool being public and not privately operated.     Commissioner Tambe noted that statistically, RRRPD does not serve a purpose for its  residents and would be served better under the City’s operation. Commissioner  Tambe expressed that waiting for the visioning process would not change the status  of what the Commission needs to do.     Chair Kumarappan agreed that the Commission should consider the data provided  as well as discussions around the topic and provide a recommendation to the  Council.    Commissioner Xu recommended receiving more information on the cost to improve  the facility and potential revenue before providing a recommendation.     Commissioner Tambe motioned to recommend to the City Council Option 2: Merger  of RRRPD with the City of Cupertino, as listed in the LAFCO report Special Study:  RRRPD Governance Options.    Option 2: Merger of RRRPD with the City of Cupertino:  RRRPD would be dissolved and its functions, services, assets, and liabilities  transferred to the City of Cupertino. The City would integrate RRRPD programs and  facilities into current City operations and recreation planning. This option assumes  that RRRPD’s current property tax allocation would be entirely transferred to the  City, and that all RRRPD services would be maintained at current levels (or better).    Vice Chair Stanek seconded the motion.     Commissioners discussed the motion           Chair Kumarappan proposed a friendly amendment to add a statement that the  recommendation is based on data collected, which will be attached, including the  LAFCO report, survey data and usage information.     Commissioner Tambe accepted the friendly amendment.     The amended motion passed unanimously with five votes yes.     Chair Kumarappan added that the recommendation would not go to the Council  immediately and the commission would like to review the final package which  would include additional data from the city staff before presenting it to the Council.    4.  Subject: Commissioner Park Amenity Evaluations and Next Steps.  Recommended Action: Conduct a first review of the Commissioner’s evaluations for  park amenity improvements and discuss a timeline for next steps.    Administrative Assistant, Whitney Zeller, reviewed the evaluations submitted by the  commissioners and provided recommended next steps.    Community member Jennifer Griffin commented on the item and expressed that the  City needs to acquire additional parkland.    Vice Chair Stanek shared that her understanding was not to provide an average for  the evaluations, but to have a discussion and come to a group decision before having  the Commission’s recommendations be considered by staff.     The commissioners clarified that in cases where multiple numbers are provided for a  section, an average of the numbers is acceptable to use.    Chair Kumarappan agreed with Vice Chair Stanek’s comment that the data should  not be averaged and considered but should be discussed and agreed on before being  considered by staff.    Vice Chair Stanek commented that information from all commissioners should be  allowed for consideration.     Commissioner Tambe noted that she would like to include data from all  commissioners and that a special meeting should be held to discuss the evaluations.  She added that her evaluations took into consideration long term needs.             Chair Kumarappan reviewed the items for discussion including to clarify data  points, submissions received after the deadline, and the timeline and process for  providing combined data to the Commission.     Commissioner Begur commented against allowing information from the  commissioners that missed the deadline, noting that an extended deadline was not  approved at the last commission meeting.    Vice Chair Stanek shared that the Commission would be discussing and modifying  the data and that it would not hurt the Commission and would improve the product  by including the additional data.     Chair Kumarappan commented that whether or not the late submittals are included,  the commissioners will have the opportunity to participate in the discussion  regarding prioritization.     Commissioner Tambe noted that she had completed the work by the initial deadline  and had believed that her evaluation information had been attached when she sent  her email.    Chair Kumarappan asked for clarification on when the two late submissions were  received.     Vice Chair Stanek motioned to accept all five commissioners’ input on the issue to be  included in the consolidation of the review for the priorities for the strategic  planning.    Commissioner Tambe seconded the motion    Chair Kumarappan abstained from the vote, Vice Chair Stanek and Commissioner  Tambe voted yes, Commissioners Xu and Begur voted no. Chair Kumarappan broke  the tie, voting no. The motion did not carry.     Commissioner Tambe motioned that at a subsequent meeting, both Commissioner  Xu and Commissioner Tambe’s data be added to the discussion section.    Vice Chair Stanek seconded the motion.     Chair Kumarappan clarified that at a future meeting where the data is discussed and  prioritized, there will be two separate points of data provided in the agenda packet.  One including the combined data of the three evaluations submitted by the deadline,         and one including staff’s data with an attachment including Commissioner Xu and  Commissioner Tambe’s data as a reference.  Commissioner Tambe confirmed that the motion is intended to include the  additional data as an addendum.    The motion passed unanimously with five votes yes.     Commissioner Tambe summarized next steps stating that the Commission will have  a special meeting dedicated to reviewing the evaluation data and will determine an  accumulative Commission score. From there, utilizing what the staff has analyzed,  the Commission will cross check their prioritizations with staff’s prioritizations and  will produce a list of the top items to address with the $200,000 for park amenity  improvements.    Director Joanne Magrini clarified staff’s recommendation to have staff consolidate  data from Parks and Recreation staff, Public Works staff and the commission and  allow staff to provide a prioritization for the Commission to consider in their  discussion to provide their recommendation.     Chair Kumarappan confirmed that staff’s evaluations and prioritizations will be one  data point and the commissioner’s evaluations will be a separate data point, all to be  discussed and considered at a special meeting where the Commission will determine  their recommendation for prioritization.      NEW BUSINESS 5.  Subject: Project Evaluation Criteria and Process  Recommended Action: Discuss and establish a process and criteria for project  evaluations.     Chair Kumarappan motioned to postpone the item to the next Parks and Recreation  Commission meeting. Commissioner Begur seconded the motion. Motion passed  with four votes yes and one vote no from Commissioner Tambe.    STAFF AND COMMISSION REPORTS 6.  Subject: Monthly Update Reports  Recommended Action: Receive monthly update reports from the Director of Parks  and Recreation and commissioners.    Director Joanne Magrini provided a presentation and updated the Commission on  department projects, COVID impacts to parks and recreation, and upcoming events.           Vice Chair Stanek attended the September Mayor’s meeting and provided updates  from the other commissions.     Commissioner Tambe recommended a status update on department projects to be  able to respond to public inquiries.     Commissioner Begur agreed with Commissioner Tambe’s request and added that an  update should be provided at least on work program items with the current status of  project budgets.     Chair Kumarappan participated in the virtual Hack Cupertino event as a judge.    COMMISSIONER ATTENDANCE AT UPCOMING MEETINGS AND EVENTS The City Council has a special meeting scheduled the same day and time as the  December 3rd Parks and Recreation Commission regular meeting. The Commissioners  agreed to review scheduling options via email and post a cancellation notice once a new  date is selected.    Commissioners discussed the attendance for the Mayor’s meeting as follows:  October – Chair Kumarappan  November – Commissioner Tambe  December – Commissioner Begur    ADJOURNMENT – Chair Kumarappan adjourned the meeting at 11:09 p.m. to the   November 5, 2020 meeting at 7 p.m.    Respectfully submitted,    Whitney Zeller, Administrative Assistant  Parks & Recreation Department  Minutes approved at the November 5, 2020 regular meeting