Loading...
LIB 02-03-2021 MINUTES LIBRARY COMMISSION Wednesday, February 3, 2021 LIBRARY COMMISSION MEETING CALL TO ORDER At 7 p.m., Vice Chair Pan called the meeting to order via remote teleconference.   ROLL CALL Commissioners: Qin Pan, Rahul Vasanth, Archana Panda, Liyan Zhao, Sheela Sreekanth  City/County Staff: Joanne Magrini, Dianne Thompson, Roger Lee, Susan Michael, Kirsten  Squarcia, Whitney Zeller, Clare Varesio, Diane Roche  Presenters: Jing Jing Yang, Gilbert Wong  Absent: None    CEREMONIAL MATTERS AND PRESENTATIONS 1.  Subject: Oath of Office for the Newly‐Appointed Commission Members; Training on  Commissioner Handbook Approved by City Council on January 19, 2021.  Recommended Action: 1.) Conduct Oath of Office for newly appointed Commission members;  and 2.) Conduct training on Commissioner Handbook:  a. Structure of Government  b. Commission Purpose  c. Attendance  d. Ralph M. Brown Act  e. Political Reform Act  f. Rosenberg’s Rule of Order  g. Ethics Policy  h. City Work Program  i. Email Policy    City Clerk Kirsten Squarcia conducted the swearing in ceremony for Commissioners Panda,  Sreekanth, and Zhao. The Commission accepted a presentation from Clerk Squarcia.    2.  Subject: Commissioner Introductions.  Recommended Action: Conduct commissioner introductions.   The Commissioners briefly provided introductions.    Community member Liana Crabtree welcomed the new Commissioners  Community member Amanda Wo welcomed the new Commissioners            3.  Subject: Chair and Vice Chair Selection.  Recommended Action: Conduct the selection of the Chair and Vice Chair.    Commissioner Vasanth motioned to nominate Commissioner Pan as the new Commission  Chair. Commissioner Zhao seconded the motion. Motion carried unanimously with five votes  yes.    Chair Pan motioned to nominate Commissioner Vasanth as the new Commission Vice Chair.  Commissioner Panda seconded the motion. Motion carried unanimously with five votes yes.    APPROVAL OF MINUTES 4.  Subject: Meeting Minutes for the January 6, 2021 Library Commission Meeting.  Recommended Action: Review and approve the minutes for the January 6, 2021 Library  Commission meeting.    Chair Pan amended item two to note that the charging stations had been discussed previously  and that Director Roger Lee mentioned that he would look into it.    Vice Chair Vasanth motioned to approve the minutes as amended. Chair Pan seconded the  motion. Motion carried unanimously with five votes yes.  POSTPONEMENTS  None  ORAL COMMUNICATIONS None  WRITTEN COMMUNICATIONS None Old BUSINESS 5.  Subject: Update on the Library Expansion Project.  Recommended Action: Receive an update on the Library Expansion Project.    Director of Public Works, Roger Lee, introduced the item. Public Works Project Manager, Susan  Michael and Cupertino Librarian, Clare Varesio provided an update on the Library Expansion  Project. They noted that the virtual groundbreaking ceremony for the project is scheduled for  Friday, March 5th which will be pre‐recorded and posted online. Staff are working on other  community engagement opportunities and will update the Library Expansion Project webpage  as more information is available.    Vice Chair Vasanth volunteered to attend the Library Expansion stakeholder meetings in place  of Commissioner Wo.     Chair Pan recommended that the public outreach events be available after school hours so that  students and families can attend.     Community member Liana Crabtree commented that the Cupertino Scene had mentioned the  bike storage and asked if there was any progress on it cooperating with Clipper cards.    6.  Subject: Review the Library Patron Survey and Engaging the Community on Survey  Feedback.  Recommended Action: Review the Library Patron Survey and discuss ways to engage the  community on survey feedback.    Cupertino Librarian Clare Varesio provided a presentation reviewing the results of the Library  Patron Survey.     Chair Pan commented that some of the items from the survey have been addressed, such as  additional seating, the addition of a quiet area, and addressing parking issues.     Vice Chair Vasanth commented that he was looking forward to the expansion project and hopes  to address parking in the future as well.     Commissioner Panda commented that Eaton Elementary would be a great opportunity for  additional parking.  NEW BUSINESS   STAFF AND COMMISSION REPORTS 7.  Subject: Monthly Update Reports.  Recommended Action: Receive monthly update reports from:  ‐ Cupertino Community Librarian  Clare Varesio reported as submitted.  ‐ County Librarian Monthly Update  Diane Roche reported as submitted.   ‐ Library Expansion Working Group  ‐ Friends of the Library  ‐ Cupertino Library Foundation  Gilbert Wong provided an update from the Cupertino Library Foundation including an  overview of what the Foundation does and fundraising goals for the Library Expansion  Project.  ‐ Commissioners  ‐ Poet Laureate  Jing Jing Yang provided an update on the Poet Laureate program, including upcoming  events that are published on the City’s Poet Laureate webpage.  ‐ Staff  FUTURE AGENDA SETTING Chair Pan requested to switch attendance of the Mayor’s meeting with Vice Chair Vasanth.  Vice Chair Vasanth will attend the February Mayor’s meeting and Chair Pan will attend the  March Mayor’s meeting. ADJOURNMENT: Chair Pan adjourned the meeting at 9:36 p.m. to the March 3, 2021 meeting at 7:00 p.m.    Respectfully Submitted by,    Whitney Zeller, Administrative Assistant  Minutes approved at the March 3, 2021 meeting.