Loading...
11-15-2023 BPC Final Minutes1 Bicycle Pedestrian Commission  Regular Meeting  November, 15 2023     FINAL MINUTES                MINUTES OF THE REGULAR MEETING OF THE  BICYCLE PEDESTRIAN COMMISSION  November 15, 2023  Final Minutes  The meeting was called to order at 7:12 p.m.  ROLL CALL:  Present: Grace John, Ilango Ganga, Joel Wolf (C)   Absent: John Zhao, Hervé Marcy (VC)  Staff:  Marlon Aumentado, Staff Liaison  Others Present: Matt Schroeder, Transit and Transportation Planner  APPROVAL OF MINUTES  1.October 18, 2023 Bicycle Pedestrian Commission Minutes MOTION: Commissioner Ganga moved, seconded by Commissioner John to approve  the minutes as presented.  MOTION PASSED: 3‐0, Marcy & Zhao Absent  POSTPONEMENTS  No Postponements  ORAL COMMUNICATIONS  None  WRITTEN COMMUNICATIONS  None  OLD BUSINESS  2.Future Agenda Items (Wolf) Work Plan  Bicycle Facilities – In Progress Vision Zero – In Progress 2 Bicycle Pedestrian Commission  Regular Meeting  November, 15 2023   Lawson Middle School Bikeway – Completed    New Bicycle Pedestrian Plan (FY 24‐25)  Grants   Know/Understand Fed Grant Funding with Caltrans on updated bike ped planning   Understand/Educate on what funding standards are (Fed/State)  Studies / Plans   Staff update ‐ Rodrigues Ave Speed Study and Street Crossing Behavior   Staff update ‐ Stevens Creek Corridor Vision Study    Examine Pedestrian Walkways for Safety   Install Bollards at existing buffered bike lanes (Public Request)   Path between Lincoln Elem and Monta Vista HS   Regnart Creek Trail Crossing at Blaney Avenue   Speed Limit Reduction Study on Blaney, Rodrigues, McClellan (Public Request)   Speed Limits Studies    Bollinger Road Corridor  Projects   Staff update ‐ Stevens Creek Boulevard, Phases 2‐3   Staff update ‐ Safe Routes to School (SR2S)    Staff update – De Anza Blvd Buffered Bike Lanes   Carmen Road Bridge    I‐280 Wolfe Interchange  Education   Adult Bicycle Education   Impact of Semi‐Rural Designation on Bike and Ped Projects/Priorities   Lead Pedestrian Walk Interval (LPI) – Start pedestrian green before vehicles  Miscellaneous   Bicycle Licensing (Theft Prevention)   Review Progress toward BPC Objectives & Grant Applications (6 mo.)   Status – VTA BPAC Adult Bicycle Education (Lindskog)     NEW BUSINESS  3. Silicon Valley (SV) Hopper Services Update (Schroeder)  Matthew Schroeder, Transit and Transportation Planner gave a presentation on the Silicon  Valley (SV) Hopper Services.  Commissioner Ganga wanted to know how much the program costs per year. He understood  the funding for five years was $8.4 million. Mr. Schroeder answered it costs about $1 million per  year to operate the program. Chad Mosley, Director of Public Works clarified that figure was  just City of Cupertino expenditures. Mr. Schroeder remarked that Cupertino ran an incredibly  efficient service when compared to similar Via customers. The cost per passenger was around  3 Bicycle Pedestrian Commission  Regular Meeting  November, 15 2023  $18 per person, whereas, in the City of Sacramento, due to the large geographic area and the  way they run their service, operated at roughly $42 per passenger.   Commissioner Ganga wanted to know the demographic data of the users because the idea  when the shuttle started was to service senior citizens and students, to help people have access  to shopping centers, and assist commuters with access to Caltrain stations. Mr. Schroeder did  not have that information on hand but said that information could be pulled.   Commissioner Ganga commented that one of the questions everyone had before the program  began was, with all the other ride services available, was SV Hopper going to be useful. Mr.  Schroeder said it was. Concerning the high school students, given the attendance boundary of  Cupertino High School being primarily in the City of Santa Clara and parts of the City of San  Jose, the service was going to capture more high school students, whereas before, it was mainly  capturing only Monte Vista High School students. Commissioner Ganga observed most riders  went to De Anza College. Mr. Schroeder said yes, but there was a lot of ridership provided to  Monte Vista High School, including after‐school activities.  Chair Wolf asked if there were provisions for bicycles, such as bike racks on the vehicles. Mr.  Schroeder said yes, all vehicles were equipped with two bike racks. Chair Wolf asked if SV  Hopper went to San Jose Diridon Station. Mr. Schroeder replied no, the eastern limit at this time  was Valley Fair.   Commissioner Ganga wondered if there were plans to expand this service to neighboring cities,  such as the City of Sunnyvale. Mr. Schroeder replied that when staff was first drafting their  application, they asked the City of Sunnyvale, and they declined participation. The City was  still open to any partnerships with neighboring cities. Mr. Mosley said there were no plans now.  The City of San Jose was interested in operating their own service, on the east side.   Chair Wolf asked about the wait time. Mr. Schroeder said typically eight to ten minutes, which  was comparable to Uber and Lyft however, with the increased size of the service area, the wait  time was going to continue to be monitored. Commissioner Ganga wondered if more vehicles  were going to be added since the service area increased. Mr. Schroeder said yes. Commissioner  Ganga wondered how many passengers fit in each ride and if the driver waited to accumulate  more passengers before they went from point A to point B. Mr. Schroeder said there was a  limited wait time. For example, if a person was not at their stop within three minutes the driver  left. It operated similar to an Uber or Lyft pool; if there were rides requested along a route,  people were picked up along the way. Mr. Mosley wondered what the average single ride was.  Mr. Schroeder said the average was a little over one.  NO ACTION TAKEN  4. December 2023 Bicycle Pedestrian Commission Agenda  Chair Wolf opened the discussion and said normally he and Marlon Aumentado, Assistant  Engineer worked on the agenda, but he wanted other commissionersʹ input as to what they  wanted to see on the agenda. The Bicycle Pedestrian Commission (Commission) viewed the list  4 Bicycle Pedestrian Commission  Regular Meeting  November, 15 2023  of future agenda items. Mr. Aumentado clarified that the list contained suggestions, it was up to  the Commission to decide on future agenda items.  Mr. Aumentado mentioned the Commissionʹs objectives and how the Commission discussed  that throughout the year. Commission Ganga explained that typically in the  November/December timeframe, the Commission discussed proposals for the City Work Plan.  February and March were when commissioners provided that input to the City of Cupertino.  Starting early allowed the Commission time to deliberate and finalize their discussion before  their recommendation was due to City staff. The second point of discussion was the Capital  Improvement Program (CIP) recommendation; this was done in the January/February  timeframe.  Chair Wolf asked for a refresher as to how the process worked. Chad Mosley, Director of Public  Works noted that the process has been changing. Staff promised to provide the Commission  with a process update, but the process may be different this year.  Chair Wolf brought up grants and mentioned available money from the Inflation Reduction  Act. He understood $1 billion per year was delegated toward bicycle pedestrian projects and  40% of that went toward plan and demonstration projects. He suggested applying for that to  fund the City of Cupertino Bicycle Pedestrian Plan. Chair Wolf felt there was a need for a grant  writer. Mr. Aumentado explained staff looked into each grant and also how much staff work  time went into applying for each grant. Some grants had a lot of requirements.  Mr. Aumentado planned to give the Commission an update on the grants the Transportation  Division wanted to apply for in the upcoming year. He mentioned applying for the next One  Bay Area Grant 3 (OBAG3) cycle. Commission Ganga wondered if City staff were able to advise  the Commission on various other funding sources and the criteria. Mr. Aumentado said yes. He  wanted to discuss the ones that were realistic to pursue, and he looked for grants that were  $500,000 or more. Mr. Mosley remarked that Federal grants were difficult; he was still working  on a grant that was given to the City three years ago. From that grant, he still had not received  any funds so far and sank a large amount of time into it.  Commissioner Ganga mentioned Vision Zero or the Local Road Safety Program (LRSP). He  wondered if grants were applied for toward those programs. Mr. Aumentado said in some  cases yes. It depended on the grant. Mr. Aumentado said the City needed to have the program  in place for the grant that the City was applying for. He talked about other elements, such as the  background or public outreach.   Chair Wolf listened to two out of the three for the grant seminars for Federal grants and they  were giving tips. The planning and demonstration grants were well over $1 million. Mr. Mosley  said he was looking at that for the Bicycle Pedestrian Plan, but the City’s project was around  $200,000 and the Federal grant was for around $1‐5 million, so the City was not able to apply.  Chair Wolf recalled a range that started at $100,000.  5 Bicycle Pedestrian Commission  Regular Meeting  November, 15 2023  Commissioner Ganga mentioned the Commissionʹs objectives. It was good to review the  Commissionʹs objectives on an annual basis, to see whether the Commission was progressing  toward their goals. Mr. Aumentado agreed it was a way for stakeholders to see that the  Commission and City staff were working toward those objectives. He recalled that the  Commission wanted those updates about every six months.  Chair Wolf wanted to make sure all commissioners were present for that discussion.  Commissioner Ganga suggested cancelling the regular meeting in December and having a  special meeting the week before if there was not a quorum for the December 20 meeting. Mr.  Aumentado wondered if there were any schedule conflicts anyone wanted to mention. Chair  Wolf did not have any, Commissioner John said no, and Commissioner Ganga did not have any  conflicts. Chair Wolf offered to check with Commissioner Marcy and Zhao, as they were not  present at this meeting.  Mr. Aumentado wanted clarification on what specific items the Commission wanted to bring to  the December meeting. He said the first suggestion was to review progress toward Commission  objectives and grant applications. Commissioner Ganga suggested the City Work Plan and the  CIP Work Plan.   MOTION: Commissioner Ganga moved, seconded by Commissioner John to  recommend that City Staff and the Chair add the following items to the December  Agenda as follows:  1. Progress report on the Bicycle Pedestrian Commission objectives and grant  applications  2. Proposals for City Work Plan and Capital Improvement Program  a. Provide a presentation on the process for the City Work Plan and Capital  Improvement Program   MOTION PASSED: 3‐0, Marcy and Zhao Absent    STAFF AND COMMISSION REPORTS   5. Staff Update and Commissioner Activity Report (All)  Marlon Aumentado, Assistant Engineer gave an update on Vision Zero. City of Cupertino staff  and the consultant were finalizing the draft report and planned to bring that to the Bicycle  Pedestrian Commission (Commission) in January 2024. There was also going to be a future  community meeting that went along with that. Regarding the Stevens Creek Corridor Vision  Study, there was going to be a Community Advisory 2 meeting on Thursday, December 7, 5:00  p.m., held at the Santa Central Park Library, located at 2635 Homestead Road, in person, no  Zoom option. Lawson Middle School Bikeway item was going to City Council in February 2024.  There was a Commission Appreciation dinner on November 30, Quinlan Community Center, in  the Cupertino Room at 6:00 p.m.  6 Bicycle Pedestrian Commission  Regular Meeting  November, 15 2023  Commissioner John wanted an update on the bike racks. Chair Wolf spoke to Seema Lindskog  who was affiliated with the Rotary. The Rotary hired a new attorney to work out the details of  the arrangement with the City of Cupertino. Chad Mosley, Director of Public Works further  updated the Commission and said Ms. Lindskog and the Rotary attorney sent him and the City  of Cupertino Attorney the updated agreement, but they have not had time to review it.  Commissioner Ganga inquired about the bike racks that were part of the City right of way,  those were not contingent on any agreement. Mr. Aumentado wanted to get an update from  David Stillman, Transportation Manager on that.  Commissioner Ganga recalled there were additional guidelines that went with the bike racks,  such as shower facilities. Those facilities were supposed to be added to the guidelines for new  projects. Mr. Aumentado remembered that and promised to look into that.  Commissioner Ganga asked if Vision Zero was going to come up in January 2024. Mr.  Aumentado said yes. Commissioner Ganga asked if there was going to be a Vision Zero  Stakeholder meeting. Mr. Aumentado knew about the Vision Zero Community meeting but  promised to look into the Vision Zero Stakeholder meeting.  Chair Wolf gave an update on the Mayor’s meeting.  ADJOURNMENT  The meeting adjourned at 8:17 p.m.  SUBMITTED BY:  ____________________________  Marlon Aumentado, Staff Liaison  Note: Any attachments can be found on the Cupertino Website  https://www.cupertino.org/our‐city/agendas‐minutes