Loading...
SC 10-19-20231 Sustainability Commission  Regular Meeting  October 19, 2023    FINAL MINUTES                MINUTES OF THE REGULAR MEETING OF THE  SUSTAINABILITY COMMISSION  October 19, 2023  Final Minutes  The meeting was called to order at 5:22 p.m.  ROLL CALL:  Present: Sonali Padgaonkar (VC), Meera Ramanathan, Vignesh Swaminathan (C), Anna  Weber  Absent: Steve Poon  Staff:  Victoria Morin, Commission Liaison  Others Present: Ursula Syrova, Environmental Programs Manager, Chad Mosley,  Director of Public Works  STAFF AND COMMISSIONER INTRODUCTIONS  Victoria Morin, Outreach Coordinator asked for introductions. We went around the room, and  everyone introduced themselves.  APPROVAL OF MINUTES  1.April 20, 2023 Sustainability Commission Minutes Victoria Morin, Outreach Coordinator suggested the following edits to the minutes: a.Item 4, page 3 the word “exclaimed” should be “explained.” b.Item 5, page 4 the word “halter” should be “hinder.” c.Item 5, page 4 the word “Bird House” should be “Byrne House.” MOTION: Commissioner Weber moved, seconded by Vice Chair Padgaonkar to approve the  minutes as amended.  MOTION PASSED: 4‐0, Poon Absent  Commissioner Ramanathan arrived at 5:27 p.m.  POSTPONEMENTS  No Postponements  2 Sustainability Commission  Regular Meeting  October 19, 2023  ORAL COMMUNICATIONS  None    WRITTEN COMMUNICATIONS  None    OLD BUSINESS  None    STAFF AND COMMISSION REPORTS  Victoria Morin, Outreach Coordinator gave an update on the Single Use Plastic Ordinance. It  went into effect on September 6. There was a mini expo with local businesses in August to  educate businesses about the Ordinance and showcase compliant products, and there have been  a few mini‐grant applications from restaurants asking for funding.   Vice Chair Padgaonkar inquired about containers with the film on the inside. Ms. Syrova said if  a person was asking about something like a coffee cup, yes, this was allowed.  Ms. Morin updated the Sustainability Commission (Commission) on the Blackberry Farm Golf  Course. The City of Cupertino City Council voted to keep the golf course a golf course; it was  not going to be converted into a natural habitat. The next environmental shredding and  recycling event was scheduled for Saturday, November 18, from 8‐12 p.m. Two Organics Waste  Sorting Pilots were happening at an elementary and middle school. The Pilot was to begin with  sorting food waste, and hopefully expand from there. She announced a new CalRecycle grant‐ funded mobile recycling truck called Recycletec that provides a place for people to exchange  their beverage containers for the California Refund Value (CRV) amount. Recycletec was in  pilot mode, so it was not advertised, but it was being used by the community. The Via Shuttle,  now called Silicon Valley (SV) Hopper, planned to expand in the City of Santa Clara in early  November.  Chair Swaminathan was talking to Valley Transportation Authority (VTA) a lot about SV  Hopper, trying to get something like SV Hopper in the VTA’s Climate Action Plan. The VTA’s  Climate Action Plan had a lot of focus on vehicle miles traveled, a list of their projects was out  now.  Vice Chair Padgaonkar asked if there was an update on the Climate Action Plan (CAP). Chair  Swaminathan explained the Commission could request an update on the CAP at the end of the  agenda, at Future Agenda Setting.    NEW BUSINESS  2. Staff update on the development of the new Landfill Agreement  Ursula Syrova, Environmental Programs Manager gave a presentation on the development of  the new Landfill Agreement.  3 Sustainability Commission  Regular Meeting  October 19, 2023  Commissioner Weber clarified that people were not disposing correctly, people were putting  food in the grey bin when organics were supposed to go in the green bin. Chad Mosley,  Director of Public Works said it was not just food, but stuff that went in the green bin was  making it into the grey bin as well. Ms. Syrova said both businesses and residents were not  good about properly sorting their food scraps.  Commissioner Weber asked if Ms. Syrova was referring to the Materials Recovery Facility  (MRF) in the City of Sunnyvale in her presentation. Ms. Syrova said there was a MRF in the City  of Sunnyvale and one in the City of San Jose.  Chair Swaminathan inquired about the proposals and asked if there were options. Ms. Syrova  said the City needs to consider all the needed services, which are processing garbage to remove  recyclables before sending it to landfill, just sending to landfill as collected, and construction  and demolition debris management. When the Request for Proposal (RFP) goes out, a service  provider could respond to one, two, or all three services.  Chair Swaminathan asked if it was possible to campaign more for the restaurants because the  only place he saw a separation of food happening was at Chipotle. Ms. Syrova replied that was  covered under Senate Bill (SB) 1383, which dealt more with separation of materials. She clarified  she was presenting about what happens after contents get into a bin and what was happening  to the contents.  Commissioner Ramanathan remarked that some compostables were only compostable after  many years. She wondered what would happen if a product like that went into landfill or  compostables. Ms. Syrova said if it was processed, things were pulled out for whatever there  was a market for. The waste was going to be run through a bunch of equipment and the  machines were going to be pulling out containers, compostables, metal, etc. One‐third to one‐ half of the waste was able to be pulled out and marketed in some way. Commissioner  Ramanathan explained the reason she was asking was because of the Biodegradable Products  Institute (BPI) certifies certain plastic items as compostable. Ms. Syrova answered those were  probably compostable plastics, but as compostable plastics are not accepted in Cupertino’s  green carts and bins, they are disallowed under the Single Use Plastics Ordinance.  Commissioner Weber wanted to see the slide with the percentages of materials disposed of as  garbage in the City of Cupertino that were recoverable. She wanted to know if there was going  to be more outreach or education. Vice Chair Padgaonkar thought this part was confusing; she  was told if a person was confused to put it in the trash, or grey bin. Ms. Syrova mentioned a  video she planned to push out on proper sorting.  Chair Swaminathan said there was a concern in the multifamily units. Some had only two  chutes. Some of those units included valet trash service where a person puts their garbage  outside their door, and someone takes it for you. Maybe there was some type of Ordinance that  could be enacted to change that. Ms. Syrova replied that the laws were there, someone just  needed to be putting things in the right bin. Chair Swaminathan asked about the RFP. Ms.  4 Sustainability Commission  Regular Meeting  October 19, 2023  Syrova said she went to the City Council in May, and they were interested in sorting, but they  were also interested in cost. Commissioner Weber asked if this cost could be passed onto the  resident and the business. Ms. Syrova said yes, this was going to show up in the rates, but the  rates encompass many factors and disposal was only one piece of that.  Commissioner Weber wanted to know the timeline. Ms. Syrova answered that staff was still  working on getting the RFP out. Chair Swaminathan wanted to know if there was a fee that  could be added to a multi‐family development that did not have a good separation record. Ms.  Syrova said beginning January 2024, staff was under California State regulation to start  penalizing.  NO ACTION TAKEN  3. Staff update on Sustainability Division restructuring  Ursula Syrova, Environmental Programs Manager gave a presentation on the Sustainability  Division restructuring.  Chair Swaminathan remarked that the Sustainability Division (Sustainability) used to be part of  the City Manager’s Office (CMO) and a lot of aspects regarding funding were outside their  realm. For example, stormwater cleaning and stormwater projects used to be separate. He  wanted to know if the change was going to hinder or slow down projects or grants. Chad  Mosley, Director of Public Works answered when Sustainability was under CMO, there was  some activity on pulling in grants. A lot of the time grants were secured but it was Public Works  that implemented them, and Public Works did not always have the staffing resources to  implement them. This merging of the two divisions simplified things and made it easier to plan;  it was easier to confirm there were available resources to implement grants with the  departments being merged.  Commissioner Weber wondered if staffing was going to be sufficient and if there were going to  be other positions needed in the future. Mr. Mosley responded that when there was a need for  additional support, the rest of the division was able to help out. There were not any plans to  hire more staff at this time.  Commissioner Ramanathan wanted to know if the people who worked at the Service Center  were trained to inspect for sustainability‐related issues. Ms. Syrova encouraged all employees to  report anything that did not look right. Mr. Mosley clarified that checking for sustainability‐ related issues was more Code Enforcement jurisdiction.  Chair Swaminathan recalled when sustainability was being defined years ago. There was  discussion about how to word something to make it more productive. A lot was centered  around education campaigns. He wanted to know how this portion of sustainability was going  to be implemented in Public Works. Victoria Morin, Outreach Coordinator said staff worked  within the means of the Climate Action Plan (CAP), and under every measure, there were a  bunch of actions, which included education.  5 Sustainability Commission  Regular Meeting  October 19, 2023  Commissioner Weber wanted to know how the City compared with nearby cities; was  Sustainability within Public Works Department in other nearby agencies. Ms. Syrova answered  that sometimes Sustainability was in Public Works, but it also ended up in many different  departments, it was mixed.  Chair Swaminathan wanted to make sure the City was keeping an eye on all the free money out  there, as far as grant tracking went. Ms. Syrova said yes. She added that it made sense to have  stormwater, resource recovery, and sustainability all together.  NO ACTION TAKEN  4. Staff update on Sustainability Commission budget  Victoria Morin, Outreach Coordinator, gave a presentation on the Sustainability Commission  budget.  Chair Swaminathan asked if there was going to still be a Sustainability Commission. Ms. Morin  said yes.  Commissioner Weber inquired about sustainability‐related workshops, meetings, or training  budgets and wanted to know if that was in collaboration with the Sustainability Division. Ms.  Morin clarified that as there were new commissioners, there might be a need for some  additional education.  NO ACTION TAKEN  5. Staff update on Sustainability Division budget  Victoria Morin, Outreach Coordinator gave a presentation on the Sustainability Division  budget.  Chair Swaminathan wanted to know what Virtual Reality (VR) Decarb was about. Ms. Morin  answered the VR Decarb was related to a $112,000 grant from Silicon Valley Clean Energy. She  explained that it was a VR walk‐through. It is a kind of game where people can remove carbon  dioxide from the air, along with any unhealthy gas appliances, and convert that into induction.  They planned to bring the VR Decarb to events and share it with the Silicon Valley Clean  Energy jurisdiction so many people were able to participate in the VR simulation. Chair  Swaminathan asked if this was something people were able to access from home. Ms. Morin  said there was still discussion about whether it could become an application that someone was  able to download.  Chair Swaminathan inquired about the alternative commute and wanted to know if that was for  biking or did it also include a Valley Transportation Association (VTA) pass. Ms. Morin said  one was a pure incentive, which was $8 per day for biking, or some other type of alternative  transit. Then there was the refund piece, if someone wanted to buy a transit pass for example.  The limit for the reimbursement was $75 per month.  6 Sustainability Commission  Regular Meeting  October 19, 2023  Chair Swaminathan asked if City staff could take SV Hopper. Ms. Morin yes but they had to  pay for it.  Vice Chair Padgaonkar asked about the Climate Action Plan (CAP) and wondered if it was still  going to be in existence as a special project. Ms. Morin clarified the CAP was still in existence,  the implementation was still happening, and the CAP was adopted but the funding ended in  August 2022. Chair Swaminathan clarified the Vice Chair was asking since special projects were  cut so much, what was going to happen to special projects. Ms. Morin answered that staff  would have to ask for a budget amendment when the time came. Chad Mosley, Director of  Public Works clarified it was not that there would be zero dollars for special projects going  forward, a budget adjustment would just need to be submitted.  Chair Swaminathan asked about revenue generation for the Sustainability Division, in terms of  fees. Ms. Morin said currently it was just the General Fund or grant funding. Staff was trying to  turn over every rock there was to turn over. There was talk of a carbon fee on a property bill.  Commissioner Ramanathan asked about money being carried over from year to year. Ms.  Morin said it was possible to request money to be carried over into the next year. Commissioner  Ramanathan wondered who the Electric Workshop Cooking Demo was for. Ms. Morin said it  was to showcase induction cooking to residents.  Chair Swaminathan mentioned there were a lot of ways the City could generate revenue from  sustainability. Vice Chair Padgaonkar mentioned penalties as a source of revenue generation.  NO ACTION TAKEN  FUTURE AGENDA SETTING   Building Decarbonization master plan including outreach   Sustainable Youth Engagement option brainstorm   Climate change adult action campaign/hosting a workshop for   carbon reduction ideas   Opportunities and challenges of recycled water in Cupertino   Discuss zero emission vehicles and chargers.   Municipal plan to electrify fleet   Landfill Agreement/Post‐Collection RFP update   CAP 2.5 Re: Brainstorm funding ideas for the City   New Construction   Fees   Recycling   Municipal Goals vs. CAP  ADJOURNMENT  Meeting adjourned at 6:38 p.m.    7 Sustainability Commission  Regular Meeting  October 19, 2023  SUBMITTED BY:    ____________________________  Victoria Morin, Staff Liaison      Note: Any attachments can be found on the Cupertino Website  https://www.cupertino.org/our‐city/agendas‐minutes